デキる社員の電報の活用術!

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いつ送る?ダンドリは?
祝電・弔電の送り方

そもそも電報は、どんなタイミングで、いつ届くように送ればよいのでしょう。いつから手配できて、突然必要になった時のためにはどんなことが事前に準備できるのでしょう。いざという時にサッと送れるよう、事前に手配できることとできないこと、両方の場合の電報のダンドリを基本から知っておきましょう。

電報の基本ダンドリ

電報の基本は、祝電でも弔電でも、電報を扱う電報会社に手配すること。そのためには電報を、どのような目的で、どこへ、どんな内容を、どんな様式で送るかを決めた上で、電報会社へ電話またはインターネットで依頼します。すべての電報で必要な基本のダンドリをおさえておいて、突然であることが多い電報発信の場面で、スムーズに手配できるようにしておきましょう。

(1) 日時と届け先を調べる
電報を依頼するときは、先方へ電報を届けたい日時と、届け先を事前に決めておいて、電報会社へ指定します。

(2) 電報の種類を選ぶ
電報は大きく分けて「祝電(しゅくでん)」と「弔電(ちょうでん)」の2種類があります。結婚式や誕生日祝い、開店祝いなど、一般的に「慶事(けいじ)」とされるおめでたい場へお祝いの気持ちを伝えたいときに送る電報は「祝電」を送ります。葬儀や法要など、「弔事(ちょうじ)」に対してお悔やみの気持ちを伝えるためには「弔電」を指定します。

(3) 文面を決める
祝電には祝う気持ちを伝える文面、弔電にはお悔やみの気持ちを表現する文面を、あらかじめ作っておきます。電報用の例文がすでに用意されていれば、その中からふさわしいものを選びます。「アスクル e-denpo」では、祝電と弔電でそれぞれ、専用のWebサイトで電報を送るシーンから文例を選んで宛先を入力するだけで手配できます。

いつから出せる?
いつまでに出せば間に合う?

電報は、電子メールやSNSなど、自分が直接発信するものとは違い、電報会社を経由して相手へ届くものです。そのため、依頼してから相手の手許へ届くまで、時間がかかります。結婚式や入学式などのイベントに贈る祝電は、開催日時と場所が分かっていることが多いので、基本のダンドリに沿って早めに手配するのがおすすめです。早めに手配しておくことで、料金が割引になることもあります。

ですが、電報を送るシーンは、事前に分かっている場面ばかりではなく、発表の日に合否が分かる合格祝いや、急な不幸など、事前に起こることが想定できないシーンもあります。その場合でも、基本のダンドリは変わりません。文面や送り先など、電報の内容だけでなく、どの電報会社を使うかもあらかじめ決めておくと、急なお葬式にも慌てずに済みますよ。使う電報会社がいつから・いつまで手配可能で、どんなサービスがあるかも、事前に知っておけば、何があっても安心です。「アスクル e-denpo」なら、最長で6か月前から、最短で3時間前まで手配ができます。

弔電の基本

事前に準備ができず、急ぎで出さなければならないことが多い弔電。どんなときに弔電を使い、どのタイミングに間に合うように送るものでしょうか。
慶事(けいじ)と違って弔事は、二度と会えなくなる人と最後のお別れをする場面。弔電とは、本来なら結婚式などの慶事よりも優先して参加しなければならないものである弔事に、やむを得ない事情で欠席しなければならないときの、お詫びを兼ねてお悔やみの気持ちを伝える手段といえます。

故人に最後のお別れをすることができなかったお詫びの気持ちを「取り急ぎ」として送るためには、短期間で電報を手配できることが重要です。そのとき重要なのは、実は送るタイミング。お通夜でも告別式でも、葬儀では弔電を披露する時間が設けられており、その時間に間に合うようにタイミングを合わせて送る必要があります。一般的には、葬儀開始1時間がベスト。午前11時に開始する告別式へ「アスクル e-denpo」で弔電を打つなら、朝7時までに手配すれば11時に会場へ届きます。

葬儀で弔電を読むときは、会社名とともに文面が読み上げられるので、故人との関係性を広く知らしめることにもなります。そのため、営業活動に有効なツールの一つともいえるのです。悪い印象を弔事の場で与えないように、「重ね重ね」や「死ぬ」などの忌み言葉を使わず、正しい言葉で文面を作成しましょう。

突然送らなければならないことが多い電報。でも、送るために必要な事項や守りたいマナー、おさえておきたいポイントなどを、基本のダンドリとして事前に覚えておけば、あわてず騒がずスムーズに、その場面に合わせた電報を送ることができます。簡単な手順を踏むだけで、文字でお祝い・お悔やみの気持ちをシンプルに伝えられる電報は、とても優秀な営業ツール。使う電報会社を決めて、普段から準備しておきましょう。