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勤怠管理システム導入時に知っておきたい10のこと

勤怠管理システムの導入を検討している方から、よくいただく質問があります。

今回の知っとく勤怠管理ではそんな「よくある質問」を10個ほどご紹介したいと思います。皆様もシステム導入の前にはこの10項目をチェックしてみてはいかがでしょうか？

1.勤怠管理システムを選ぶときに何に注意すればいいの？

勤怠管理システムを選ぶ際に最優先で検討することは、自社の勤務ルールに合わせられるかどうかです。

時間単位の有給休暇や、事業所ごとに異なる締め日など、それぞれの会社ごとの独特な勤務ルールに合わせるには、システム上、イレギュラーな処理が必要です。それが可能なのか、また可能だとしても、多額なオプション料金が発生しないか、確認しましょう。

2.自社開発型とクラウド型のどちらを選べばいいの？

情報の機密性が高く、情報を社外に出すことに関して厳しい制約がある場合には、自社開発型が向いています。

また、従業員数が数万人以上いたり、そのシステムを5年以上など長期的に利用すると、コスト面でもペイします。ただし、導入と運用に知識が求められるため、システム部門などがしっかりと取り組む必要があります。

手軽に導入したい場合は、クラウド型が適しています。既に多くの企業が利用している実績やノウハウがある点が安心です。ランニングコストはかかりますが、多くの場合、導入費用はほとんどかかりません。

またクラウド型の場合カスタマイズができないことを不安に思われる方も多いのですが、実績が豊富なクラウドサービスなら適切な設定を加えること大抵の就業ルールに合わせることができるのでご安心ください。

3.打刻方法は色々あるけれど、どの方法を選べばいいの？

打刻方法には、厳密に本人認証打刻が行える生体認証タイプや、手軽に本人認証打刻が行える電子マネーカードなどのICカード認証、手軽にはじめられる携帯電話・スマートフォン打刻・パソコン打刻などがあります。

4.アルバイトが多いので、シフト管理もしたいのですが、可能ですか？

シフト管理が標準機能として搭載されている勤怠管理システムがあります。

日別や月別のシフト管理機能、早番や遅番などのスケジュールパターンの設定、シフトの予実管理、スタッフからの勤務希望時間を編集する機能など、シフト管理に必要な機能はだいたい揃っています。

シフトの予定グラフと共に実労働結果も表示されるシステムなら、人件費概算がすばやく把握でき、予算管理の点からも便利です。

5.代理者による不正打刻の対策はありますか？

不正打刻を防げるのは、指紋や指静脈などの生体情報を認証に用いる生体認証型のタイムレコーダーです。しかし生体認証は一定の割合で、指紋が浅いとか、静脈が細すぎるとか、そのような理由で認証されない人がいます。こういった方だけは他の認証方法を用いることになります。

従って、特定スタッフにだけ別の方法が使えるように指定できるシステムを選ぶことが大切です。できればID、パスワード方式ではなく、代理打刻が難しいICカードなどが指定できるシステムを選びましょう。

定期券兼用などの電子マネーカードとして用いられているICカードは、あまり人に預けたり貸したりしないので、不正打刻もおきにくいようです。

6.直行・直帰する営業スタッフの管理を効率的に行いたい

直行や直帰する場合は事前に紙ベースで届け出をして上司が承認したり、仕事の開始時刻や終了時刻に上司に電話したり、事後に申請して、勤怠管理データに手入力…手間がかかる作業ですね。

勤怠管理システムを導入すれば、携帯・スマホなどで、当人が仕事開始時刻や終了時刻を打刻できます。それにより申請や承認作業の手間がなくなります。
GPS搭載のスマホ等を利用して、打刻時の住所情報を記録できるシステムを選べば、自宅からの打刻などの不正打刻も防げます。

7.勤怠管理システムは、どのくらいのコストで導入可能ですか？

自社開発型は初期費用に仕様によって大きく異なりますが、システム開発だけでも6桁以上の金額がかかります。

クラウド型の場合は初期にかかる費用は打刻のための機器のみで、システムに関しては初期費用無料のシステムが少なくありません。月々にかかる費用も無料だったり、1ユーザーあたり150円程度のサービスもありますが、利用人数の制限があったり、限られた機能しか使えない場合が多いようです。スペックや機能が適正なものは、大体 1ユーザーあたり300円程度が平均額です。

8.最低利用人数や契約期間に縛りはありますか？

サービスによっては最低利用人数、最低契約期間があるようです。

最低利用人数が決まっている場合、利用者がその人数に満たなくてもその分の料金がかかってしまうので、コストを気にしたい場合は注意しましょう。利用者が少ない場合は割高になってしまう可能性があります。

勤怠管理などの業務システムは比較的乗り換えがしづらいので、頻繁に乗り換えるということは無いと思います。しかし、満を持して導入したサービスが使いづらいという可能性もゼロではありません。その場合、最低契約期間は非常に面倒ですので導入選定時に必ず確認しましょう。

9.給与ソフトへ勤怠データを取り込むことはできますか？給与ソフト連携はしていますか？

大抵のサービスは勤怠データを給与ソフトに取り込みできると思って問題ありません。

よくある勤怠データの給与ソフト取り込み方法について、簡単にご紹介します。勤怠管理システムから、従業員の勤怠データをCSVファイル形式でエクスポート（吐き出し）します。次に給与ソフトを開き、先ほどのCSVファイルをインポート（取り込み）してください。以上でデータの取り込みは完了です。

上記の通り、データの取り込みにはCSVファイルのインポートが必要となりますので、勤怠管理システムが勤怠データをエクスポート出来ない場合、または給与ソフトがCSVファイルを取り込めない場合は給与ソフト連携はできない、と言ってほとんど間違いないでしょう。ただし、エクスポートできる項目は利用する勤怠管理システムによって異なりますので注意が必要です。

10.変形労働制やフレックス制に対応していますか？

非常に多く寄せられる質問がこちらの「変形労働」に対応しているか、「フレックス制」に対応しているかです。

これはサービスによって大きく異なりますので、事前に確認するか実際にお試しをするしか方法がありません。

なお、変形労働の場合は、週単位、月単位、年単位の変形労働が存在しています。自社ではどの単位の変形労働制を採用しているのか、利用しようとしているシステムでその単位の変形労働が処理できるかどうか、実務と照らしあわせて確認することをオススメします。

いかがでしたか？絶対導入に失敗したくないのに、システムは形がないので比較・検討が難しく、実運用になると想定外のことがたくさん起きて「こんなはずじゃなかったのに…」と、後悔される方が多いようです。

そうならないためには、導入前にジックリと複数のサービスを比較・検討し、その上でお試し運用をして確認事項を潰していくのがよさそうです。