賞状・表彰状のサイズについて、「〇〇の賞状にはB5サイズを使用すること」のような決まりはありません。例えば行政が授与する賞状のサイズも市区町村によって異なります。

公的機関から授与される賞状でもサイズがバラバラなので、企業が作成する賞状ではそれほどサイズを気にする必要はありませんが、一般的には栄誉ある表彰ほど用紙サイズが大きくなります。シーン別の用紙サイズの目安は下記の通りです。

• B5：ディプロマ（卒業証明書・業績証明書）など
• A4：勤続表彰状、定年退職感謝状など
• B4：小中高などの卒業証書
• A3：大学・大学院の卒業証書・修了証書
• B3：叙勲賞状
• B2：褒章賞状

上記の通り、スクールなどで発行される証明書はB5程度ですが、卒業証書はB4～A3程度、叙勲や褒章といった名誉ある賞の賞状はB3～B2程度と用紙が大きくなっていきます。

用紙サイズに決まりがないとはいえ、B3以上の用紙は国から授与される賞状に使われるサイズなので、企業が作成する賞状や表彰賞状としてはそれほど大きくする必要はありません。

企業が賞状や表彰状を作成する場合は、A4またはA3の用紙を使うのがベターです。従業員への感謝状のような社内向けの簡易的な表彰の場合は、A4サイズでかまいません。社内表彰や社外の方に渡す賞状・表彰状の場合は、さらに大きめのA3サイズを選ぶのが無難です。

A3サイズをおすすめする理由は、オフィスに設置されているコピー機やプリンターの多くがA3・B4・A4・B5サイズのOA用紙に対応しているためです。

また、これら4種類の用紙は業務でも使用するため馴染みがあり、そのうち1番大きいのがA3サイズの用紙です。社内で賞状や表彰状を作成する場合、オフィス内のコピー機・プリンターで印刷できない大きさだと外部の業者に印刷を依頼する必要があり、手間がかかります。

A3サイズの用紙であれば、パソコンで作成したものをそのままオフィス内のコピー機・プリンターで印刷できます。

A3用紙の賞状用紙を探す

賞状・表彰状向けの用紙には、白地のものとクリーム色のものがあります。このうち白地のものは大会やイベント、学校行事など簡易的な賞状に、クリーム色のものはより格式高い表彰の賞状に使われるのが一般的です。

社内行事の表彰など比較的カジュアルなシーンで渡すものであれば白地の用紙で問題ありませんが、感謝状や外部の方に渡す賞状などはクリーム色の用紙を選ぶとよいでしょう。

受け取った相手が不快に思わないように、マナーに配慮して作成することも大切です。賞状の代表的なマナーに、「句読点をつけない」というものがあります。

賞状や表彰状は相手を敬い渡すものです。そこに句読点を入れるのは、敬うべき相手を「句読点がないと文章が読めない人だ」と見下す行為にあたるとの考え・慣習があるため句読点は使いません。

句読点がない分、長々と文章を書くと読みづらい上にレイアウトも崩れるため、伝えるべきことを簡潔に書き、2～10行程度で収まるよう心がけましょう。文頭は1文字下げずに、全て同じ高さにそろえます。

贈呈者の氏名を受賞者の氏名より大きく書くのもNGです。贈呈者の氏名は、受賞者の氏名よりも小さく記載します。それ以外にもいろいろと細かいルールがあるので、作成前によく調べてマナー違反にならないよう注意しましょう。

ちなみに表彰状は横長の用紙に文章を縦書きするのが一般的です。日本語はそもそも縦書きにするのが伝統的な形式であり、日本の賞状の歴史を見ても、古くから横長の紙に縦書きした賞状が用いられてきました。そのため、横長の賞状はより本格的な印象を与えます。

ただし、現在は縦長の用紙に文章を横書きした形式の賞状も珍しくありません。横長と比べるとカジュアルな印象になりますが、授与される人の名前がアルファベットの場合は縦長の方がデザイン的に美しく見えます。

社内表彰に使う賞状の場合、基本的には横長・縦書き、縦長・横書きのどちらで作成しても問題ありません。

賞状・表彰状をオフィス内のコピー機やプリンターで印刷する場合は、手差しトレイを活用しましょう。

賞状・表彰状向けの用紙は厚紙です。カセットから自動で給紙しようとすると用紙詰まり（ジャム）が起こり、解消するのに時間がかかります。余計な手間をかけないようにするためにも、用紙はカセットに収納せず、手差しトレイにセットして印刷しましょう。

なお、用紙を手差しするには、印刷時の設定を変える必要があります。パソコン側でコピー機やプリンターのドライバー設定を「厚紙」に、給紙方法を「手差し」にしておきましょう。パソコンによって設定方法が異なる場合があるので、使用しているパソコンの設定方法を調べてみてください。

表彰状とは、大きな成果を残した人、人々の模範となるような優れた行動をした人などを称えるために贈るものです。

また、単に褒め称えるだけでなく、よい行いについて書面に記して人前で渡すことにより、他者に功績を知らしめる目的もあります。「表（おもて）に彰（あきらかにする）」という漢字の意味を考えるとわかりやすいでしょう。表彰状の主文の最後は「表彰します」で結びます。

賞状とは、表彰状をはじめとした全ての書状の総称です。感謝状や卒業証書、終了証などの書状も広い意味では賞状に含まれます。

狭義では仕事やスポーツ、コンクールなどでよい成績を残した人、長年にわたる努力などを称えるための書状を指します。表彰状とは異なり、功績を他者に知らしめる目的はありません。あくまでも個人の功績を褒め称えるために贈られます。このような賞状の主文の文末は「賞します」で結びます。