伝票と請求書は、どちらも取引に関連する書類ですが、その役割や発行のタイミングには明確な違いがあります。

伝票は取引が成立した時点で発行され、入金や出金が発生した時点で記録を残すために使用します。例えば、出金伝票や得意先からの受領請求書、入金伝票、仕入先への自社発行請求書控えなどがあり、これらは全て取引内容と金額の正確な記録を目的として作成されます。

一方、請求書は、商品やサービスの提供後に、その代金を相手方に請求する目的で発行される書類です。請求書には支払期限や請求予定金額が記載されていますが、発行された時点で金銭のやり取りが必ずしも発生しているわけではありません。

つまり、伝票が「実際の金銭の動き」に対応するのに対し、請求書は「金銭の動きの前段階」で使用される点が大きな違いです。

さらに、請求書は法的なフォーマットが定められていないため（インボイス制度を除く）、企業ごとや取引の慣習にもとづいて作成されます。

伝票と帳票はどちらも企業の経営状況の記録管理に欠かせませんが、役割は大きく異なります。

帳票は、経営活動を記録する広義の書類に対し、伝票はお金の動きに関する記録を目的とした書類です。

帳票は、仕訳帳や総勘定元帳、見積書、請求書、入出金伝票など、会計に関わるさまざまな書類を含み、企業全体の経営状況を把握するために活用されます。これらの書類は、取引の証拠を残し、経営管理に役立つ重要な役割を果たします。

前述したように、伝票は特に金銭取引を記録するための書類のことで、入金伝票、出金伝票、経費精算伝票、振替伝票などが該当します。取引の日付、金額、勘定科目などの情報を詳細に記載するため、日々の金銭の流れを正確に整理する役割を担っています。

納品書は、商品やサービスを取引先に納品する際に必要となる文書です。受け取った納品物が注文内容通りのものかを確認するために使用されます。

納品書には、商品名、数量、納品日などが記載されており、物流や受注管理において欠かせません。また、受領者の確認印をもらうことで、納品が確実に行われた証拠としても機能します。

つまり、納品書は取引内容を確認し記録するための文書であり、伝票は金銭の流れを管理するための文書と、明確な違いがあります。

伝票の日付は、会計処理や経費の管理を徹底するために、正確に記入しなければなりません。伝票に記載する日付は、取引が実際に行われた日です。和暦・西暦、年月日の順に記入するようにします。

万が一、日付の記載ミスがあると、当期と翌期の収益や費用の計上にズレを生じさせ、財務諸表に影響を与える可能性があります。企業の財務管理において取引のタイミングを正確に記録することは、非常に重要です。

伝票に記載する勘定科目とは、企業の取引を記録する際に分類するもので、金銭や商品、サービスの性質を明確にします。「現金」「売上」「仕入」「旅費交通費」などは、よく使われます。

勘定科目ごとに分類することで、取引の内容を正確に把握でき、適切な管理が可能です。なお、勘定科目の振り分け方は、厳密に法律で決められていないため、企業によっては、自社の業務内容や運用方針にもとづいて独自の勘定科目ルールを設けている場合があります。記入の際は必要に応じて経理担当者に確認をとりましょう。

企業の財務状態や業績を把握するために欠かせない勘定科目は、伝票記入の必須事項です。

伝票にある摘要は、勘定科目や金額ではわからない、取引の具体的な内容を簡潔に説明する項目です。この項目には、取引相手の名称や取引内容を記載します。例えば、「○○社との会議費用」や「△△駅から□□駅までの交通費」などです。摘要欄は税務調査や監査の際に特に重要となるため、第三者にもわかりやすく具体的に記載しなければなりません。

会計取引において、正確で簡潔な摘要の記載は、業務の透明性、信頼性を高めるためにも大切です。

伝票に記載する金額は、取引金額や商品の単価など取引で動いた具体的な数字です。不正確な金額を記載すると、仕訳帳や総勘定元帳への転記時に影響が出てしまい、正確な決算書の発行を妨げることにつながります。

例えば、金額が間違っていると、誤った財務情報が外部に発信される可能性があり、会社の信頼性が問われる場合があります。金額の確認を徹底し、帳簿の整合性を保つことが、企業の財務管理において極めて重要です。

伝票には起票者の押印・サインが必要です。起票者とは、伝票を作成した人を指し、伝票発行時の確認に必要となります。不正防止や後日の確認作業時に役立つため、起票者の押印またはサインの漏れがないよう注意してください。

また、承認者の押印欄がある場合には、起票者欄に取引の担当者の押印、承認者欄には経理担当者の押印をするのが一般的です。

1伝票制は、全ての取引を「仕訳伝票（振替伝票）」だけで記録する方式です。現金取引も例外ではなく、入金伝票や出金伝票を作成せず、取引は全て仕訳伝票でまとめて処理できます。

この方式の最大のメリットは、伝票が1種類のため管理が簡素化される点です。ただし、全ての勘定科目を振替伝票（仕訳伝票）にまとめることになり、書類は少々煩雑になりやすく、集計の手間も必要です。日常的な集計業務の手間を考え、現在は利用する企業は減る傾向があります。

3伝票制は「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」の3種類の伝票を利用して、取引を管理する会計方式です。この方法では、現金収支と非現金取引を分けて記録するため、キャッシュフローを簡単に把握できます。

具体的には、現金の入金は入金伝票で、現金の出金は出金伝票でそれぞれ記録し、現金を伴わないその他の取引は、振替伝票にまとめて処理します。この仕組みによって、現金取引が多い事業でも資金の流れが明確になり、管理の効率化が可能です。

3伝票制は、多くの企業が採用しており、特に現金取引が多い業種では効果的な資金管理を実現する手法として広く活用されています。

5伝票制は「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」に加えて、「売上伝票」「仕入伝票」を用いる記帳方式です。この5つの伝票を使う方法は、売上や仕入れの情報を個別に管理でき、大規模な企業でも正確かつ効率的な記帳を可能とします。

特に製造業や建設業、小売業など、現金より掛け取引が多い業種での活用に向いています。売上伝票と仕入伝票を追加することで、取引内容をより詳細に把握でき、経理業務の精度と信頼性が向上します。このように、5伝票制は、複雑な取引を抱える企業にとって有効な会計管理方法です。

伝票式会計の大きなメリットは、簿記や会計の専門知識がなくても取引の記録が簡単にできる点です。

通常、仕訳帳を用いる場合、借方と貸方の勘定科目を正確に理解した上で記録する必要があります。しかし、伝票式会計では取引ごとに独立した伝票を作成するため、細かい勘定科目についての深い知識がなくても、取引内容や金額など前述した5つの項目を簡単に記載できます。

また、取引があった時に起票して、まとめて総勘定元帳に転記できるのも伝票式会計のメリットです。

仕訳帳を用いた会計処理では、取引内容を時系列で一括して管理するため、ミスを防ぐためにも全ての記録作業を一人の担当者が行う必要があります。対して、伝票式会計は取引ごとに独立した伝票を作成するため、複数の担当者が取引ごとに業務を分担することが可能です。

例えば、取引が生じた際、現場担当者が伝票を起こし、経理担当者や税理士が後からまとめて帳簿に記録する形で、役割分担を行えます。これにより、特定の担当者に業務が集中することが防げ、各担当者の負担軽減につながります。

入金伝票は、現金収入の取引内容を記録するために作成される伝票です。主に商品販売やサービス提供による代金の現金受領、または以前に発生した売掛金の現金回収などに用いられます。銀行口座への入金は振替伝票を使用し、現金での受領は入金伝票によって管理されます。

入金伝票は通常、赤い線で印刷され、貸方の勘定科目を記入する形式です。この伝票は伝票式会計で使用され、業務の分担と効率化を促進します。現金収入が発生した場合は、速やかに入金伝票を作成することで、記録漏れを防げます。

アスクル　オリジナル入金伝票　B7横

アスクルが販売するオリジナル商品の入金伝票です。サイズはB7横型で、1冊100枚綴りの4行タイプあります。とじ穴の間隔は6cmです。単品（1冊）、10冊セット、50冊セットのいずれかで購入可能です。

出金伝票は、現金を支払った際に取引内容を記録するための重要な書類です。接待交際費や交通費などの経費支払い、商品購入時の現金支払いなど、さまざまな場面で使用されます。

出金伝票には、支払った金額や相手先、支払理由などの詳細が記入され、企業の経理管理や監査において欠かせない役割を果たします。この伝票は現金の動きを明確にし、正確な会計処理をサポートするために欠かせません。

アスクル　オリジナル出金伝票　B7ヨコ

アスクルオリジナルの出金伝票です。サイズはB7横型で、1冊100枚綴りの4行タイプとなります。とじ穴の間隔は6cmです。単品（1冊）、10冊セット、50冊セットがあります。

振替伝票は現金以外の取引を記録するための伝票です。主に、銀行口座間の資金移動や売掛金と買掛金の相殺処理などに使用します。

具体的には、備品を後払いで購入する際や売掛代金が普通預金口座へ入金された際、また約束手形の授受が発生した際などに用いられます。

振替伝票は、取引内容を借方と貸方に区分して記録する形式です。これは、全ての取引を記録するための基礎となり、取引単位で仕訳を行う際に重要な役割を果たします。また、1伝票制では、「仕訳伝票」という名称で用いられるケースがしばしばあります。

アスクル　オリジナル振替伝票

アスクルのオリジナル振替伝票は、金額、借方科目、貸方科目、摘要などをしっかり記入できる仕様です。サイズは縦106×横188mmの横長で、とじ穴の間隔は6cmです。1冊100枚入り、7行記入可能で、購入は1冊、10冊セット、50冊セットから選べます。

仕入伝票は、企業が商品を仕入れた際の取引内容を詳細に記録するための伝票です。特に、卸売業や小売業など、仕入れが頻繁に行われる業種で広く活用されます。

この伝票は、掛取引（後日代金を支払う取引）が発生した場合に用いられ、通常は5伝票制を採用している際に使用されます。会計処理においては、借方（左側）に「仕入」、貸方（右側）に「買掛金」として仕訳されるのが基本です。

現金で商品を購入した場合でも、いったん買掛金として処理し、その後現金などで決済したものとして扱います。この場合、仕入伝票の作成と同時に、出金伝票も作成されます。

仕入伝票に記載されるのは、仕入商品の明細（品名、単価、数量、金額）と取引内容の摘要などの情報です。

売上伝票は、商品の販売やサービス提供による取引を記録するための伝票です。5伝票制を採用している場合に用いられ、売上管理や売掛金（後日回収する代金）の管理で重要な役割を担います。

売上伝票には、売上内容が具体的に記載され、会計帳簿である総勘定元帳には、貸方（右側）に「売上」、借方（左側）に「売掛金」として転記されます。

売掛金の場合、通常は後日、現金や手形などで回収されますが、現金で取引が行われた場合には、売上伝票に加えて入金伝票も作成されるのが特徴です。

このため、掛取引（後日代金を受け取る取引）が多い業種、例えば建設業、卸売業、製造業などでは、売上伝票が果たす役割が多いです。

作業伝票は、主に製造業や建築業などで使用される伝票です。特定の作業や業務の進捗、工程の管理などを記録するために用いられます。

そもそも「伝票」とは、企業などの組織において発生した取引事実を記録し、保存するとともに関係者へその内容を伝達するための書面です。作業伝票は、金銭のやり取りに関するものではなく、物や情報の流れに焦点を当てています。例えば、後続の工程に作業の指示を出す場合などに活用されます。

作業伝票には、工程間の移動を記録する移動票や、検査の依頼・結果を記載する検査票などの情報が含まれます。また、作業時間や担当者の所見なども記録されます。これらの情報は労務管理や管理会計に役立ちます。

さらに、最終的な成果物の管理にも活用されます。経営陣が現状を把握し将来の変化を予測するための重要なデータとしても利用されます。

お会計伝票は、飲食店などで顧客からの注文内容（料理や飲み物の品目と金額）を記録するために用いられる伝票です。顧客はこの伝票を通じて、自身の注文内容と合計金額を確認できます。

注文時にお会計伝票を作成し、顧客に渡すことで注文内容と料金が明確に伝えられ、その後のレジでの会計がスムーズに進みます。また、この伝票は単に会計処理のためだけでなく、厨房へ注文内容を正確に伝える役割も担っているのが特徴です。

お会計伝票にはさまざまな種類があり、使用する業種や業態、目的に応じて適切なものが選択されます。例えば、手書き伝票やPOSシステムと連動した伝票などがあります。

契約伝票は、契約にもとづく取引を記録するための複写伝票で、新規契約成立時や契約変更時に発行されます。正式な契約書は別途保管され、契約伝票は現場作業などで用いられます。契約伝票は、契約書をもとに受注や売上を計上する際に使用される重要な書類です。

特に継続的な発注ではなく、まとめて契約する場合に作成され、受発注システムを導入していない環境でも活用されます。契約伝票は企業の会計取引を記録し、財務状況を明確にするために重要な役割があります。これにより、収支や取引内容が透明化され、正確な会計処理が可能です。

入出庫伝票は、商品の入庫（搬入）および出庫（搬出）の情報を記録するために使用されます。入出庫伝票を使用することで、在庫量を正確に把握でき、不足や過剰在庫を防ぐことが可能です。

例えば、発注した品目が取引先から納入される際に、品目名や数量が記載された納品書と照合し、SAPシステムに登録します。移動タイプを指定することで、どこの在庫に入庫するかを制御し、製造作業で利用可能な在庫や検査中の在庫を適切に区分できます。

受発注伝票は、企業間の取引で注文内容を記録する重要な書類です。受注・発注の詳細を明確にし、取引の進捗状況を把握するために活用されます。

伝票には、受注日、納品予定日、取引内容、金額などが記載され、未決済の取引整理や取引の透明性を高める役割を果たします。これにより、取引先との信頼関係強化にもつながり、企業間取引の管理には欠かせない存在です。

伝票の保存期間は、法人や個人事業主、業務内容などによって異なるため、規則を厳守しなければなりません。

法人と個人事業主では保存期間は異なり、法人は原則7年間の保存が義務となっており、欠損金の繰り越しがある事業年度は9年間の義務があります。個人事業主の場合は、5年間の保存が求められています。

なお、税務上にもとづく場合は9年間、会社法にもとづく場合は10年間の保存が求められるなど、相違があるため、一般的には10年間の長い期間に合わせて保存します。

なお、伝票などの経理書類は、保存期限内に誤って処分すると法律違反になります。税務調査や監査の際に伝票を確認されることがあるため、適切に保管をすることが重要です。紙書類は保存スペースを圧迫する場合もあるため、電子化の検討もしましょう。

参照：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

振替伝票を作成する際、借方と貸方の合計金額が一致していることを確認する必要があります。一致しない場合、計算ミスや記入漏れが発生している可能性が高いです。修正には多大な時間と労力を要し、経理担当者の業務負担が増大します。

合計金額の不一致は、総勘定元帳への転記作業時にも問題を引き起こし、最終的には決算書の正確性に影響を与える可能性があります。そのため、日々の仕訳を正確に行い、ダブルチェックを徹底することが不可欠です。

例えば、最初に伝票を記入した担当者とは異なる担当者がダブルチェックをすれば、人為的なミスは最小限でとどめられます。経理業務全体の精度を高めるためにも、正確な作業で効率的に経理業務を推進しましょう。

伝票は日々大量に発生するため、必要な時に必要な情報を素早く取り出せるよう、整理整頓が欠かせません。発生順や取引内容ごとに分類し、専用ファイルやスクラップブックなどでの管理が必須です。

また、デジタル化による管理も有効です。振替伝票の確認や税務調査などで伝票を確認しなければならない場合があるため、会計ソフトや表計算ソフトを活用して簡単に整理・検索ができるようにしましょう。電子化することで紛失や破損のリスクが減り、人的ミスも防げます。