労働条件通知書は、正社員だけでなく、アルバイト、パート、準社員を含む全ての労働者に対して発行する義務があります。

派遣社員の場合は、派遣元企業が労働条件通知書を交付し、派遣先での就業条件も明示する必要があります。このため、派遣元企業は「就業条件明示書」を交付しますが、重複する内容がある場合には、「労働条件通知書（兼）就業条件明示書」として一括で発行することも可能です。

なお、給与を支払う労働者全員が対象となりますが、企業と雇用関係をもたない業務委託のスタッフであれば発行義務はありません。

参照：e-Gov法令検索「労働契約法」

労働条件通知書は労働条件を通知するための文書で、雇用契約書は労働者と企業が契約を締結するためのものです。

雇用契約書は双方が内容を確認し、記名捺印が完了したら、労働者と使用者が一部ずつ保管することと決められています。一方で、労働条件通知書は、企業が作成して労働者へ通知することで完結し、記名捺印は求められません。

なお、雇用契約書は法的な発行義務はありませんが、双方の合意を証明するため、発行は推奨されます。また、企業によっては、「労働条件通知書（兼）雇用契約書」として交付している場合もあります。

労働条件通知書は、厚労省が提供するテンプレートを活用すれば効率的に作成できます。このテンプレートは、一般労働者用、林業労働者用、建設労働者用など、雇用条件に応じたものが用意されており、自社の条件に合わせて選べます。Word形式とPDF形式に対応しており、簡単にダウンロードが可能です。

厚労省のテンプレートを利用することで、企業は迅速に適切な書類を交付できます。テンプレートには必要な項目が網羅されているため、企業側が記入漏れや不備を防ぎやすいのも大きな利点です。これにより、手間を大幅に省きながらも、労働者に対して明確かつ法令に準拠した条件の提示が可能です。

参照：厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式）」

労働条件通知書を作成する際、厚生労働省のひな型となっている市販の書面を利用する方法があります。一般的には20枚綴など、冊子型で市販されているため、労働者を雇用するたびに労働条件通知書を手配する手間が省けます。

ただし自社の労働条件に適した形式の書面を選ぶことが重要です。市販の書面が手に入れば、必要事項を記入するだけで労働条件通知書は完成します。手間をかけずに法令に準拠した書類を迅速に準備できるのは、市販の書面のメリットです。

パソコンで独自に労働条件通知書を作成し、メールを使って共有することも可能です。ただし、労働条件通知書をメール等で電子交付するには条件があるため、事前に以下を確認する必要があります。

まず、労働者が電子交付での受け取りを希望していることが前提条件です。送信時には、受信者が本人であることを確認し、内容が第三者に見られないよう配慮しなければなりません。また、送信するデータは書面として出力可能な形式で、印刷できることが条件です。

また、労働条件通知書を送信した後は、労働者が受信したことを必ず確認してください。これらの手順を守ることで、電子交付を適切に運用できます。

なお、自社で独自に書類を作成する場合は、法令が守られているかどうか、専門家に相談してみることも大切です。

絶対的明示事項は、労働条件に関わらず必ず記載しなければならない項目です。これには、昇給に関する事項を除いた基本的な労働条件が記載されており、原則として書面での交付が求められます。

また、パートやアルバイトの労働契約通知書には、パートタイム労働法に基づき、昇給の有無、退職手当の有無、賞与の有無、さらに相談窓口の記載も必要です。

ほかにも、短時間契約者や有期契約者についても、退職手当や賞与の有無、ハラスメント相談窓口などの明示が必須です。これらの絶対的明示事項は、労働契約の形態に関わらず必ず記載し、口頭での説明にとどまらず、書面での交付が求められています。

ここからは、項目ごとに詳しく見ていきます。

労働契約の期間および更新に関する詳細は、労働条件通知書に明確に記載しなければなりません。期間が定められているのか、いつまでが期限なのかなど、契約更新に関する基準を記載することで、労働者と使用者の間の認識の違いを防げます。

なお、契約期間は、労働基準法に定める範囲内であることが条件です。2024年4月の法改正により、有期雇用の従業員が契約期間を通算で5年以上働いた場合、従業員の申し出に応じて無期雇用に転換する必要があります。

配置移動や業務の担当変更が考えられる場合には、就業場所や業務内容が変わることが予想されます。記載の義務はありませんが、変更する予定がある場合は、将来の可能性を見越した就業場所や業務内容についても併記できます。

労働時間や休日、休暇取得に関する詳細は、働きやすさや法令遵守を示す重要なポイントです。特にフレックスタイムやシフト制度、年次有給休暇の運用条件は、労働者との共通事項として具体的に記載しましょう。

なお、時間外労働の割増賃金率は、労働基準法によって以下の通りに定められています。

• 法定時間外労働：25％以上
• 1ヵ月60時間超の時間外労働：50％以上
• 法定休日労働：35％以上
• 深夜労働（午後10時から午前5時まで）：25％以上

企業はこれらの法定基準を下回ることのないよう注意し、割増賃金について従業員へ明確に説明することが重要です。

参照：東京労働局「しっかりマスター 割増賃金編」

退職に関する事項は、労働条件通知書に記載すべき事項であるものの、実際にはその詳細を全て盛り込むのが難しい場合があります。そのため、就業規則を活用して補足的に示すのが一般的です。

なお、定年年齢は、60歳を下回ることはできないといった法律による決まりがあります。さらに、2025年4月以降、継続雇用制度の経過措置に基づく労使協定を結んでいる企業であっても、継続雇用を希望する対象者を限定できなくなります。

相対的明示事項とは、会社が定めた場合に明示すべき項目です。具体的には、以下の項目が含まれます。

• 退職手当に関する事項
• 賞与・臨時賃金・最低賃金額に関する事項
• 労働者が負担する費用に関する事項
• 安全衛生に関する事項
• 職業訓練に関する事項
• 災害補償や業務外の傷病扶助に関する事項
• 表彰および制裁に関する事項
• 休職に関する事項

相対的明示事項の記載に詳細な指定はないものの、上記の制度を導入している企業は、関連事項として明示しておくこととされます。賞与や退職手当は賃金項目として書面で明示する必要があります。それ以外は「その他」にまとめるのが一般的です。

労働条件通知書は、労働基準法第15条および施行規則第5条に基づき、必ず交付しなければならない書類です。もし違反した場合、労働基準監督署から是正勧告を受けることがあり、迅速な是正と報告が求められます。

また、労働条件明示義務違反は刑事罰の対象となり、最大30万円の罰金が科される可能性もあります（労働基準法第120条第1号、121条）。企業は労働条件通知書を適切に発行し、法令を守ることが非常に重要です。

参照：厚生労働省「労働基準法の基礎知識」

参照：e-Gov法令検索「労働基準法」

労働条件通知書を発行しない場合、労働者と使用者との間でトラブルが発生するリスクがあります。賃金や労働時間、その他の待遇に関しての労働条件の認識が異なると、企業と労働者間でのトラブルにつながります。

実際に飲食店など、賃金体系や計算方法が十分に明示されないまま雇用契約が締結された結果、未払い残業代などの問題が発生する事例がそのひとつです。

労働条件通知書の交付は、労働条件を明確化できるだけでなく、労使間の信頼関係にも寄与し、労働者の就労意欲向上にもつながります。また、契約内容に関する認識の不一致を解消することで、将来的なトラブル防止にも有効です。

ここでは、法改正により具体的に追加された項目について詳しく解説します。該当する変更点を理解し、追加項目に漏れのない労働条件通知書を交付してください。

従来は採用時点の条件のみ記載が求められましたが、法改正以降には、将来の配置転換や業務内容の変更範囲についても記載が必要です。

雇用直後の勤務地からほかの営業店への転勤の可能性がある場合、契約期間中に起こる変更範囲として明示しなければなりません。これにより、労働者は将来のキャリアプランを立てやすくなり、企業は円滑に人材配置ができるようになります。

この明示範囲の拡大は、労使双方にとって長期的な視点での職場環境整備に貢献すると期待されます。

有期雇用の労働者に関する重要な追加項目として、特に以下の3つのポイントを押さえましょう。

＜更新上限の有無と内容＞
有期契約における更新上限の有無や内容は、労働条件通知書に明確に記載する必要があります。また、新たに更新上限を設ける場合や、既存の上限を短縮する際には、労働者への事前説明が必須です。

＜無期転換申込機会＞
無期転換とは、期間の定められた有期労働契約から、期間の定めがない無期労働契約に転換することを指します。2018年の制度改正以降、有期雇用の労働者には無期転換申込権が認められています。

労働者から無期転換の希望があった場合には、企業は、その申し出を拒否できません。労働者からの申し出には企業の慎重な対応が求められます。

＜無期転換後の労働条件＞
無期転換が行われた後、労働時間や給与などの条件がどのように変わるのかを事前に明示することが重要です。また、「同一労働同一賃金」に従い、有期雇用からの無期転換の場合には、同じ企業内の正規雇用労働者との待遇に差が生じないようにしなければなりません。

これらの変更点を理解し適切に管理することは、労働者との信頼構築やトラブル防止に欠かせません。

労働条件の明示は、原則として書面の交付が必要です。労働条件の必要事項を記載した労働契約書2通を作成します。そのうち1通は労働者に交付することで労働条件の明示の義務を果たせます。

労働者から希望があった場合は、電子交付も可能です。具体的には、SNSやメール、FAXなどが利用できます。

電子交付を行う際の注意点は以下の2点です。

• 出力して書面を作成できる方法に限る
• 労働者本人が確実に受領したか確認する

労働条件通知書には、法令で明示すべき事項が存在しますが、具体的な形式についてのルールがありません。そのため、どのように作成するのか迷うかもしれません。

新規に労働条件通知書を作成する際には、厚生労働省が配布しているテンプレートを参考にすることをおすすめします。

参照：厚生労働省「『労働基準法施⾏規則』改正のお知らせ　平成31年4月から､労働条件の明示がFAX･メール･SNS等でもできるようになります」

労働条件の明示は、労働契約を結ぶ際に必要であり、労働基準法第15条で定められた使用者の義務です。労働者との認識の違いによるトラブルを未然に防ぐための重要な措置となります。

新卒採用では、内定時に労働条件を明示するのが一般的です。法律で具体的な期限は定められていませんが、内定後速やかに提示することが望ましく、内定通知と同時に行うと労働者が安心して準備を進められます。遅くとも入社日までには明示が必要です。

有期契約の場合は、新規契約時と契約更新時の両方で労働条件通知書を交付し、更新するタイミングで条件を見直します。また、労働条件を変更する際にも通知書の交付が必要です。書面で明確にしてあれば、昇給、配置転換時にもトラブルを防ぎ、構築した信頼関係を保てます。

労働条件の明示は法律上の義務であると同時に、労使間の良好な関係を築く基盤として欠かせません。