他部署が担当しない業務は、自然と総務が引き受け、範囲が際限なく拡大することがあります。「困ったら総務」の風潮で、本来の業務範囲以外の業務を担当し、ただでさえ多い業務がさらに増加しているケースも少なくありません。

増加した業務量に合わせて、総務部門の人員が補てんされるわけではありません。限られた人数で膨大な業務をこなす状況が続き、突発的な問い合わせや緊急対応に追われる日々が続きます。本来取り組むべき業務改善や制度設計に手が回らない状況が続くと、担当者の負担はさらに増大します。

総務はいわゆる「雑務」を担当することもあります。数値化できる成果がなく、「ミスがない状態が当たり前」とみなされ、評価されにくい傾向にあります。また、事務作業中心で会社への貢献度を示しづらいのも総務業務の課題です。

ITツールを導入すると、定型業務の自動化が可能になります。例えば、RPAを導入してデータ入力を自動化したり、勤怠管理システムや給与計算システムにより人事労務業務を効率化したりすることが可能です。定型業務の処理時間を削減できるだけでなく、手作業によるミスも削減できます。

書類の管理・保管をオンラインで実施することで、書類を探したり用意したりする時間を削減できます。例えば、電子契約サービスやワークフローシステムを導入すると、紙書類のやり取りが減り、業務時間の短縮を実現できるでしょう。

また、契約書・請求書を電子データで保存することは、印刷や保管にかかるコスト削減にもつながります。データをクラウドで保存すると、データの活用・検索の効率も上がるのもメリットです。

給与計算や社会保険手続きなどの専門業務は、外部委託（アウトソーシング）する方法も検討できます。専門知識や実務経験がある外部パートナーに任せることで、担当者が制度改正や法令対応を個別に追う必要がなくなり、業務負担の軽減やミスの防止にもつながるでしょう。

業務手順を文書化し、誰もが業務を担当できるようにすることも重要です。特定の担当者に依存しない業務体制を構築することで、急な休業や離職にも対応しやすくなるメリットもあります。

また新人教育や異動時の引き継ぎにかかる時間を短縮でき、教育コストの削減も見込めます。

総務の全業務をリストアップし、各業務の「いつ・誰が・どれくらい」を可視化します。また、業務フローを図式化し、各タスクの関係性を明確にしましょう。担当者ごとにヒアリングをすると、業務量の偏りや属人化している作業を把握しやすくなります。

洗い出した業務から、非効率な作業や無駄なプロセスを特定します。業務を細分化すると、各工程に潜む問題点をピックアップしやすくなります。また、どの課題から解決するか、問題点の優先順位をつけておきましょう。

課題に対する具体的な解決策を検討し、実行計画を作成します。ITツールや新システムを導入する場合は、導入にかかるコストと削減できる工数を数値化しましょう。
初期費用や月額費用などのコストに加え、削減できる業務時間や人的リソースを数値化することが重要です。

ITツール導入やアウトソーシング契約などの課題解決のための施策を実施します。また、操作研修や定着支援も実施し、社員がスムーズに新システムに移行できる環境を整備します。

運用開始後は想定通りに業務が進行しているかを確認し、問題点や課題があれば早期に修正しましょう。

業務時間やコスト削減など定量的な効果を測定します。業務時間の削減量やコスト削減額、処理件数の変化など、数値で把握できる指標を測定し、導入前後で比較します。

また、現場の使いやすさや満足度を定性的に評価し、継続的に業務効率化の改善施策を実施していきましょう。

電子契約サービスを導入すると、契約書の作成から締結、保管までの一連の業務をオンラインで完結できるようになります。印刷や押印、郵送の手間がなくなり、契約締結までにかかる時間を短縮できます。また、書類検索や保管が容易で、管理コストを削減できる点もメリットです。

勤怠管理ツールは給与計算システムとも連動していることが多く、データの二重入力が不要になりミスや入力工数を削減できます。また、残業管理やスケジュール管理が可能なタイプもあり、人事関連の業務を大幅に簡略化できるでしょう。

ワークフローシステムにより、稟議書や各種申請を電子化し、印刷・押印が不要になります。承認ルートを申請内容に応じて設定でき、承認漏れや滞留の防止にもつながります。進捗状況を可視化できるため、申請者・承認者双方が状況を把握しやすくなる点も特徴です。

RPAツール導入により、データ入力や請求書作成などの定型業務を自動処理できるようになります。人が行っていた操作をソフトウェアロボットが代行するため、作業時間の短縮や人的ミスの削減が期待できます。

業務を自動化することで担当者はより付加価値の高い業務に集中でき、生産性向上にもつながるでしょう。

日程調整ツールは空き時間を可視化し、候補日時を提示できるため、メールやチャットでのやり取りを何度も繰り返す必要がなくなります。カレンダーと連携することでダブルブッキングを防止でき、スケジュール管理の精度向上も見込めるでしょう。

関係者との調整が多い総務業務においては、調整業務の負担軽減に効果的です。

受付システムとは、来訪者自身が操作し、担当者に通知するシステムです。来客対応の無人化が可能になり、従来必要だった受付対応や内線連絡の手間を削減できます。

受付担当者を常時配置する必要もなくなり、人材をより必要性の高い場所に配置できます。

チャットボットを導入することで、社内外から寄せられるよくある質問に対して自動回答できるようになります。総務部門では、勤怠ルールや福利厚生、社内手続きに関する質問が多く、チャットボットを活用することで担当者の負担軽減を期待できます。

24時間対応が可能なため、業務時間外の問い合わせにも一定の対応ができ、利便性向上にもつながるでしょう。

九州環境建設株式会社ではグループウェアを導入することにより、休日出勤や休暇といった勤怠管理の申請や現場報告書の作成もグループウェア上で実現できるようになりました。報告書のペーパーレス化も進み、ファイリングやラベリングの付帯作業時間もなくなり、残業時間の減少につながっています。

＜参照＞
働き方・休み方改革 取組事例集｜厚生労働省

山陽環境開発株式会社では、勤怠管理システムを導入し、勤怠やスケジュールの管理をオンライン化しました。勤怠システムの情報を他のシステムに連動させ、業務調整にも活用しています。営業や事務、現場などの部門間の連携がスムーズになり、総務だけにとどまらない相乗的な効率化も実現しています。

＜参照＞
働き方・休み方改革 取組事例集｜厚生労働省

ある大手都市銀行では、複数のシステムを使う事務作業にRPAツールを活用し、ワンストップ処理を実現しました。システム連携による業務が単純化され、煩雑な事務作業にかかっていた時間を年間8,000時間削減しました。

＜参照＞
RPA（働き方改革：業務自動化による生産性向上）｜総務省

初期段階には、ツール導入の初期費用やシステム構築などに多額のコストが発生します。また、ツール導入後の業務フローの見直しや設計に多くの工数がかかります。初期費用や一時的な工数増も踏まえて、長期的な視点で費用対効果を判断しましょう。

何のために効率化するのか、明確に目標を設定することが必要です。例えば「とりあえずツールを導入する」といった曖昧な進め方では、現場に定着しないケースもあります。明確な目的と具体的な数値目標を決定しておくことで、効率化の効果測定がしやすくなります。

ITツールに不慣れな社員への丁寧な説明や研修も必要です。導入の目的や期待される効果を事前に丁寧に説明し、なぜ変更が必要なのかを共有することも重要です。定期的に意見交換会を実施し、ツール導入後の現場の声を確認・反映しましょう。

ITツールやクラウドツール導入時は、同時に情報漏洩対策を徹底することが求められます。専門家にも相談し、アクセス権限の設定や二段階認証などの適切なセキュリティ対策を進めていきましょう。システム面だけでなく、社員へのセキュリティ教育も欠かせません。