消耗品とは、使用によって短期間で価値が消耗する物品を指し、1年未満で使い切る、または取得価額が10万円未満のものが該当します。原則として消耗品は購入時点で費用として全額計上でき、減価償却は必要ありません。

代表的な消耗品には、文房具、コピー用紙、トナー、清掃用品、洗剤、軍手などが挙げられます。

備品とは、長期的に繰り返し利用できる資産価値のある物品を指します。一般的には使用期間が1年以上繰り返して使用可能で、取得価額が10万円以上の物品が該当し、会計上は固定資産として計上します。

取得時には備品などの資産勘定で計上し、耐用年数に応じて減価償却を行う必要があるため、通常は消耗品のように購入時に即時費用計上はできません。

備品に分類される物品には、パソコン、プリンター、机、椅子、エアコン、冷蔵庫、工具類などがあります。

なお、備品は購入時にかかる運搬費や設置費などの付随費用なども、取得価額に含めて計上します。

事務用品費は、日常業務で使用する文具や事務関連の物品を購入した際に用いる勘定科目です。ノートやボールペン、ホチキス、ファイル、封筒、帳簿、インクカートリッジなどが該当します。

これらはオフィスでの事務作業に直結する、業務遂行に欠かせない小規模支出です。購入金額が10万円未満であれば消耗品費としても処理できますが、経理上は業務目的が明確なため、事務用品費として区分したほうが、管理しやすいとするケースもあります。

雑費とは、他科目に該当しない少額で多様な支出をまとめて処理する勘定科目です。少額贈答品代、記念品代、弔電費などが挙げられます。

雑費は便宜的に利用できる反面、使用範囲が広すぎると税務調査で「経費の内訳が不透明」と判断されるリスクもあるため注意しましょう。特に法人の場合、一定以上の金額を繰り返し雑費として計上していると、税務調査で内容の説明を求められることがあります。

曖昧な支出は、交際費や消耗品費など適切な科目へ振り分け、経理の透明性を高めることが求められます。

なお、事務用品費、雑費はいずれも消耗品費の一部であり、雑費や事務用品費を設定するか否かはその企業の判断に委ねられます。ただし、会計の「継続性の原則」によって、一度採用した勘定科目の処理方法は毎期継続して適用しなければならない点に注意しましょう。

購入と同時に「消耗品費」として計上し、支払い方法に応じて現金や未払金を対応させる仕訳例を紹介します。シンプルで手間がかからず、消耗品の仕訳において一般的に使用される方法です。

ただし、期末に使い切れていない消耗品が残る場合は、決算整理仕訳で在庫分を「消耗品（資産）」へ振り替える必要があります。

以下は、10,000円分の事務用文具を現金で購入したときの仕訳例です。

【購入時の仕訳例】

ただし、決算時点で未使用の消耗品が残っている場合は、その分を資産に振り替える必要があります。棚卸処理を行うことで、当期の費用を正確に反映できます。

以下は、2,000円分の未使用分が出たケースの仕訳表です。

【決算時の仕訳例】

購入時に資産（消耗品）として計上し、使用時に費用化する方法もあります。10,000円分の文具を購入し、そのうち8,000円分を使用、2,000円分が残ったケースの仕訳例を紹介します。

【購入時の仕訳例】

購入時点ではまだ使用していないため、資産（消耗品）として計上します。

【間接法における決算時の仕訳例】

使用した8,000円分を、費用に振り替えます。

30万円の業務用パソコン（法定耐用年数4年）を現金で購入した場合、購入時点では資産（工具器具備品）として処理し、期末に減価償却を行います。

【直接法における購入時の仕訳例】

【直接法における決算時の仕訳例】

法定耐用年数4年にわたって減価償却を行います。

同じ条件で購入した30万円の業務用パソコン（法定耐用年数4年）を、間接法で減価償却する場合、購入時の仕訳は直接法と変わりありません。

減価償却時の仕訳は、以下のようになります。

【間接法における減価償却時の仕訳例】

取得価額が10万円以上20万円未満の備品（固定資産）については、一括償却資産の制度を利用できます。これは、法定耐用年数にかかわらず3年間で均等に減価償却ができる制度です。

例として15万円のタブレット端末を現金で購入した場合、次のように処理します。

【購入時の仕訳例】

決算時の仕訳は、以下のようになります。

【決算時の仕訳例】

＜参照＞
国税庁「主な減価償却資産の耐用年数表」