タイムカードには、次の役割があります。

• 出退勤時刻を記録
• 労働時間を管理
• 給与計算の根拠

始業や終業のタイミングでタイムカードをタイムレコーダーに差し込むことで、労働時間を正確に計測できるようになります。ただし、意図的あるいは失念してタイムレコーダーにタイムカードを挿入しなかった場合や集計係の計算が間違った場合などは、労働時間が正確に管理されず、給与計算にも誤りが生じるため注意が必要です。

タイムレコーダー／タイムカードを探す

「タイムカードの電子化」とは、紙のタイムカードを使用せずに電子的に労働時間を管理することです。ICカードやパソコン、スマートフォンなどを使って打刻し、出退勤の時間や勤務外活動の時間などをオンラインで一括管理します。

紙のタイムカードとデジタル管理との主な違いは次の通りです。

※クラウド型は月額費用が発生しますが、オンプレミス型は発生しない可能性があります。しかし、オンプレミス型は初期費用が高額になることもあるため、相見積もりを取り、比較してから導入するようにしましょう。

従業員や拠点が増えると、集計作業も増えます。全て手作業で集計する場合、長大な時間が必要になり、通常業務に支障をきたすかもしれません。

また、計算ミスや転記ミスが発生するリスクもあります。単純に労働時間を計算するだけでも手間がかかりますが、時間外労働時間を別途集計し、規定に沿った給与に反映する必要もあるため、さらに手間と時間がかかります。集計作業に負担を感じる場合は、タイムカードの電子化を検討しましょう。

紙のタイムカードに打刻するためには、タイムレコーダーが必要です。テレワークや直行直帰の場合には、タイムレコーダーを利用できず、紙のタイムカードに時間を記録できません。

また、テレワーク導入により、勤怠記録が自己申告になっている職場もあるでしょう。従業員全員が正確に申告すれば問題はありませんが、申告を忘れたり、誤った時間を申告したりする可能性もあります。そのため、自己申告に頼らないシステムを導入する必要が生じます。

働き方改革関連法により、月45時間・年360時間の残業上限規制が設けられました。しかし、紙のタイムカードによる勤怠管理の場合、その月の労働時間を集計するタイミングまで残業上限規制違反に気づけません。

リアルタイムで時間外労働時間を管理できるシステムを導入すれば、残業上限規制を超過する前にアラートが表示されます。法令を遵守するためにも、勤怠管理の電子化が必要といえるでしょう。

タイムカードを電子化すれば、集計作業の時間を大幅に短縮できます。また、計算ミスを防ぎやすくなり、照合作業も削減できます。

労働時間をリアルタイムで把握でき、残業上限規制に対応できるのも電子化のメリットです。また、集計したデータを用いて給与計算までワンストップで処理できるため、人事関連の業務負担が軽減できます。

集計したデータを視覚化すれば、業務負担の偏りを解消しやすくなるでしょう。社内の公平性を保ち、なおかつ正確に給与を支給するためにも、タイムカードの電子化が役立ちます。

勤怠管理システムを導入すると、初期費用だけでなく月額費用も発生する可能性があります。また、新しいシステムの使い方を従業員と運用担当者の全員が理解するために、講習会や説明会を開催する必要もあるでしょう。

オンラインで勤怠管理が可能なのは便利ですが、インターネット環境にトラブルが生じると利用できなくなる点には注意が必要です。例えばオフラインでの打刻に対応していないシステムを使用した場合、出勤や退勤の時刻にインターネットを利用できなくなると、従業員が適切に打刻できず、勤怠管理の正確性が低下する可能性があります。

働き方に合った打刻方法を選ぶことが大切です。主な打刻方法とおすすめの職場、注意点を紹介します。

給与ソフトや労務ソフトをすでに導入している場合は、新たに導入する勤怠管理システムと連携できるのか確認しておきましょう。連携できる場合は、勤怠管理から給与計算までワンストップで処理できます。

サポート体制も確認しておきましょう。導入支援や操作マニュアルがあり、なおかつトラブル時の対応がしっかりしているシステムを選ぶと、導入や運用もスムーズに進みます。

また、セキュリティの確認も必要です。セキュリティシステムが確立され、定期的にアップデートされているシステムなら、安心して利用できます。

システムによっては、無料体験が可能な場合もあります。トライアル期間を活用して、試験的に現場で運用し、操作性を確認しておきましょう。

セキュリティ対策に注力しているシステムを導入することで、個人情報や既存の社内システムの安全性も保ちやすくなります。次のポイントに注意してシステムを選びましょう。

• データ暗号化対応
• アクセス権限管理
• バックアップ保存

また、定期的にセキュリティ対策をアップデートしていることも重要なポイントです。

万が一、打刻漏れがあった場合は、すぐにシステム管理者に連絡しましょう。管理権限を持つ担当者なら、修正可能です。なお、適切な時間に打刻されない場合にアラート通知機能が作動するシステムもあります。

少人数向けの勤怠管理システムなら、小規模企業でも使いやすいでしょう。人事・労務の業務負担を削減できるだけでなく、将来的に業務を拡大する際にも対応しやすくなります。